Como organizar meu setor de cobrança

Se você trabalha numa empresa de fomento comercial em um setor de cobrança sabe o quão importante é a organização do setor. Nesse artigo, separamos algumas dicas organizacionais para ajudar a sua empresa.

A cobrança no fomento comercial é uma das mais se não a mais complexa de todo mercado, por isso, é necessário entender como funciona todo o cenário de cobrança para criar um plano organizacional. 

Uma cobrança é feita por 30% de análise, 40% de ligações e tentativas de contato e 30% de pós negociação tendo em consideração avisos, lembretes e renegociação; 

Dica 1: Conheça seu ICP (Perfil de Cliente Ideal)

Quando se trata de analisar o cenário da cobrança o primeiro passo é entender quem você está cobrando, defina os perfis de devedor que sua empresa tem e os organize dentro do seu sistema, você pode criar tags para cada tipo, assim poderá fazer ações de cobrança por e-mail ou whatsapp através de uma automação por tags. 

Dica 2: Organize sua base de cobrança também por  listas x peso

Defina quais são as prioridades e aplicar medidas de cobrança de acordo com o estágio de cada devedor. Ex: Uma lista de devedores que já estão em negociação, outra para aqueles que estão com débito de 1 a 3 meses, outra para de 3 a 6 meses, e assim por diante, as possibilidades são inúmeras.

Dica 3: Tenha réguas de cobrança automatizada 

Vivemos na transformação digital, e aquelas empresas que não se atualizam ficam para trás, o mesmo serve para os setores de cobrança, hoje existem milhares de programas e plataformas para automatizar a sua cobrança, isso é indispensável! Uma vez que seu especialista já entrou em contato e já fez uma negociação, nada mais justo que um robo continuar o atendimento enviando lembretes de pagamento pré-programados, ou até cobrando uma atraso. As possibilidades são inúmeras, mas atenção, engana-se quem acha que um robo pode fazer todo o trabalho da cobrança, ele é sim indispensável, mas não como a primeira opção e sim como um apoio ao profissional de cobrança. O contato humano nas ligações e negociações é extremamente importante para o sucesso do seu setor.

Com uma régua de cobrança automatizada, você consegue:

• Enviar notificações antes de uma fatura ficar em atraso;
• Programar comunicações periódicas já inserindo boletos para pagamento;
• Fazer cobranças amigáveis no caso do cliente que inseriu algum dado errado;
• Analisar clientes que sempre pagam faturas com atraso;
• Entender sazonalidades de mercado;
• Juntar métricas importantes, como LTV e Churn Rate.

Dica 4: Metas e análises

O setor de cobrança se assemelha muito com o setor comercial, uma vez que é necessário renegociações e atendimento com o devedor, dito isso, nada mais justo do que inserir um sistema de metas para seus profissionais, assim como bonificações pelo sucesso, analisar o desempenho de cada profissional e organizá-los por resultado fará com que você direcione os melhores desafios para cada um contribuindo com o desenvolvimento de cada profissional e consequentemente melhor o resultado para todo setor.

Dica 5 – Terceirize a sua cobrança

Quando falamos das possibilidades de terceirização da cobrança muita gente associa com fechamento do setor interno, demissões e coisas negativas. Mas engana-se quem acha que para terceirizar é necessário fazer tudo isso. 

A terceirização pode ser parcial, seja para suprir um excesso de demandas ou para aquelas cobranças que o setor interno não está tendo êxito. Uma vez que você ameniza o montante de cobrança ambos os lados (setor interno e setor terceirizado) poderão dar os devidos focos a cada cliente. 

Essas são algumas dicas para organizar o seu setor de cobrança, mas lembre-se cada empresa é de um jeito, e tudo pode e deve ser adaptado para a sua realidade. 

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